O apoio à formalização de convênios do Instituto de Filosofia e Ciências Humanas (IFCH) é prestado pela Coordenadoria de Pesquisa, Projetos e Convênios - CPPCon. A CPPCon auxilia na formalização dos convênios, acompanhando as etapas do processo que fazem parte dos trâmites dos convênios pelos sistemas físicos (COTUTELA) e digitais (SIAD - Sistema de Convênio Digital).
Primeiramente deverá ser consultado junto ao Sistema de Convênios da Unicamp se já existe um convênio/parceria, que seja de ampla cooperação (Ensino, Pesquisa e Extensão) vigente, com a Instituição que se quer fazer o Convênio.
Realizada a etapa de verificação, caso não haja convênio firmado, o responsável/interessado deverá entrar em contato com a CPPCon para formalizar o convênio, que envolverá a Unicamp e um parceiro externo. Para início do trâmite de aprovação interna na Unicamp, é necessário providenciar uma série de documentos os quais serão descritos no item I.
- Documentação necessária:
Para poder formalizar o convênio, o interessado deverá realizar as seguintes etapas:
1 - Elaborar uma Minuta de convênio: A CPPCon/IFCH disponibiliza modelos de minutas de convênios e termos aditivos (com e sem interveniência da Unicamp) em seu endereço eletrônico. Quando o convênio envolver recursos necessariamente a Fundação de Desenvolvimento da Unicamp (FUNCAMP) deverá figurar como interveniente, ela disponibiliza modelos de minutas em seu site para estes casos. Também é possível utilizar os modelos das instituições parceiras. A confecção, alteração e validação da minuta com o parceiro externo é de responsabilidade dos executores/responsáveis pelo convênio.
2 - Indicar Executor principal (Responsável pelo Convênio) e o executor substituto (Responsável Substituto pelo Convênio) .
3 - Plano de Trabalho que contenha no mínimo: identificação do projeto, equipe, objetivos, metodologia, resultados esperados, orçamento, plano de aplicação dos recursos, cronograma da execução do projeto e cronograma de desembolso dos recursos. Quando houver contrapartida financeira, deverá ser indicada a sua origem. Quando houver a participação de docente em RDIDP, indicar as atividades a serem realizadas, duração e período, sendo que o exercício simultâneo de atividades terá início após aprovação pela Congregação Unidade, nos termos dos artigos 8º, 9º e 14 da Deliberação CONSU-A-002/2001.
4 - Definição das taxas institucionais, quando envolver financiamento. Sendo os valores os seguintes: Pesquisa e Extensão: 22,5%: dos quais PIDS: 8%, FAEPEX: 3%, AIU: 5%, FUNCAMP: 6,5%. Mais informações das taxas, verificar a Resolução GR 36/2008 e as Deliberações da Congregação da Instituto.
5 - Documento constitutivo da instituição envolvida indicando seu representante legal (como ata ou comprovante de existência da Instituição).
6 - Aprovação, se for o caso, do respectivo comitê de ética (CEP – Comitê de Ética em Pesquisa, CONEP - Comissão Nacional de Ética em Pesquisa, etc)
- Etapas do processo:
Uma vez conferida a documentação do convênio, esse seguirá o fluxo de aprovações do sistema de convênios (SIAD), em caso de convênios digitais. Durante todo o processo, a CPPCon irá monitorar o convênio em suas etapas e aprovações.
O apoio da CPPCon diz respeito ao trâmite e a formalização do convênio, não de sua execução. Caso julgue necessário, o executor/responsável pode prever pessoal administrativo em sua equipe.
O SIAD possui um fluxograma (imagem abaixo) do processo que mostra o caminho completo do convênio e/ou termo aditivo, conforme a particularidade de cada tipo. Também descrevemos as instâncias de aprovação abaixo:
1º) DGA/FUNCAMP/INOVA, quando envolver recursos financeiros ou apoio em que será preciso interveniência de algumas dessas instâncias, para que ela emitam parecer.
2º) Comissão Assessora do IFCH (Departamento, Graduação, Pós-Graduação, Pesquisa e Extensão), para emissão de parecer e deliberações;
3º) Aprovação da Congregação, para deliberação.
4º) Procuradoria Geral, para emissão de parecer sobre a legalidade do convênio/contrato;
5º) CACC (Comissão para Análise de Convênios e Contratos da Universidade), para emissão de parecer;
6º) CEPE (Câmara de Ensino, Pesquisa e Extensão) ou CAD (Câmara de Administração), para emissão de parecer;
7º) Assinatura do Reitor.
